Содержание
Внутри любой крупной коммерческой организации ведётся официальная деловая переписка. Она нужна для связи сотрудников, занимающих руководящие должности, с контрагентами, партнёрами, клиентами и рядовыми исполнителями. К бизнес-корреспонденции применяются специфические требования и правила, которым необходимо следовать, чтобы создавать правильное впечатление. Иначе потенциальные партнёры не станут рассматривать ваши предложения всерьёз.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо – это особый метод коммуникации, который применяется в бизнес-среде. Он призван донести до адресатов критически важную информацию, облачённую в специфическую форму. Деловые письма составляются по строго определённым канонам и могут пересылаться как на традиционных бумажных носителях, так и в электронной форме.
Отличительные черты деловых писем:
- Лаконичность и простоты изложения.
- Использование официальной терминологии (экономической, юридической, маркетинговой и т.д.).
- Короткие и чёткие формулировки.
- Нейтральный и объективный стиль изложения.
- Соблюдение субординации.
Что относится к деловым письмам?
Информационное — содержит сведения о каком-либо значимом событии (уведомление, напоминание).
Гарантийное — включает обязательные гарантии выполнения каких-либо договорённостей.
Сопроводительное — пример: резюме соискателя или опись вложений при отправке посылки.
Коммерческое предложение — официальное предложение одного юридического лица другому о сотрудничестве.
Оферта — раскрытие условий, на которых оказываются услуги.
Приглашение — приглашение на конференцию, выставку, мастер-класс и другие мероприятия.
Отзыв — характеристики на сотрудников или отзывы о товарах/услугах.
Документ фиксации — используется для фиксации изменений в условиях сотрудничества.
Просьба — обращение для получения информации (запрос документации, поставок товаров).
Обратная связь — сбор мнений контрольной группы клиентов.
Подтверждение — доказательство оплаты или оказания услуги (чек, квитанция).
Презентация — представление продукции корпоративным клиентам и партнёрам.
Trebovanie — ответ на невыполненные обязательства (срыв сроков, задолженность).
Как начать деловое письмо?
Рассылайте письма с корпоративной почты. Используйте официальный шрифт (например, Times New Roman или Arial). В углу листа укажите контактную информацию: название компании, юридический адрес, ИНН, КПП, БИК, расчётный счёт, контакты, электронный адрес, дату и номер.
Примеры приветствий: «Уважаемый(-ая) [имя, отчество]», «Здравствуйте, [имя, отчество]», «Добрый день, [имя, отчество]».
Как написать деловое письмо?
Продумайте тему. Сформулируйте чёткую цель и раскройте её в тексте.
Пишите кратко. Используйте абзацы, маркированные списки, выделение ключевых моментов жирным или курсивным шрифтом.
Как закончить деловое письмо?
Примеры прощания: «Спасибо за уделённое время», «С уважением», «Благодарю за ответ», «Хорошего дня», «До встречи».
Как подписать деловое письмо?
Подпись должна включать:
- Фамилию, имя, отчество.
- Актуальную контактную информацию (телефон, мессенджеры).
- Официальный логотип бренда.
- Ссылки на аккаунты в социальных сетях.
Кто пишет и подписывает деловые письма?
Автором письма должен быть сотрудник, чьи должностные обязанности позволяют общаться с партнёрами на соответствующем уровне (например, представитель отдела продаж). Официальная корреспонденция требует заверения у руководства компании.
Примеры
Пример 1. Коммерческое предложение
Уважаемый Иван Иванович!
Предлагаем вам сотрудничество в области поставки металлопроката. Наши условия: скидки от объёма, доставка по всему региону. Ждём вашего ответа.
С уважением, генеральный директор ООО «СтальИнвест» Петров П.П.
Пример 2. Письмо-напоминание
Уважаемые партнёры!
Напоминаем, что 15 октября истекает срок действия договора № 45/21. Просим вас подтвердить намерение о его пролонгации.
С уважением, отдел продаж ООО «СтройКомплект».
Источник: Деловое письмо: правила составления и эффективные примеры
